Şirketlerin finans, üretim, satış, tedarik zinciri gibi önemli noktalarını tek merkezden yöneten sistemin verimliliğini arttırmak için yapılan ERP optimizasyonu, sürecin iyileştirilmesini ve en iyi performansın alınmasını amaçlar. ERP projesinin tamamlanması ve ardından canlıya alınması bir dönüm noktası olduğundan bu kısım titizlikle yönetilmeli, takip edilmeli ve gözlemler sonucunda elde edilen veriler ışığında gerekli düzenlemeler yapılmalı. Canlıya geçişi son adım olarak düşünmek şirketlerin çok büyük bir yanılgı içine girmesine neden olur. Yapılan yatırımın geri dönüşü ve hedeflenen sonuçların alınması bu an itibariyle başlayacağından stratejik bir yol haritası belirlenmeli ve bu aşamanın projenin kritik anlarından biri olduğu unutulmamalı.
Canlıya geçiş ile birlikte başlayan ERP optimizasyonu, ERP altyapısının işletmenin hedeflerine, operasyonel süreçlerine ve büyüme planlarına uygun şekilde iyileştirilmesini ifade eder. Bu optimizasyon çalışması projenin başarısını doğrudan etkileyeceğinden aşağıdaki adımları takip ederek süreci daha iyi yönetebilirsiniz.
İlk 30 Gün Yakın ve Düzenli Takip
Kullanıcıların yeni sisteme alışması biraz zaman alabileceğinden bu süreçte birtakım aksaklıkların, eski alışkanlıklardan kaynaklı hataların yaşanması doğal. Bu yüzden öncelikle her kullanıcı talebi yeni bir geliştirme ihtiyacı olarak değerlendirilmemeli ve ilk aşamada gözlem yapılmalı. Süreç nerede yavaşlıyor, verimsizlik hangi noktalarda ortaya çıkıyor belirlenmeli. İşletmenizin faaliyet alanına göre şu bölümlere öncelik vererek gözlem altında tutabilirsiniz.
- Sipariş oluşturma ve onay süreçleri
- Satın alma operasyonları
- Stok giriş ve çıkış işlemleri
- Üretim planlama süreçleri
- Finans ve muhasebe kayıtları
- Yönetim raporları
Aynı zamanda kullanıcıların en çok zorlandığı ekranlar tespit edilmeli, sık yapılan hatalar kayıt altına alınmalı, manuel yürütülen işler varsa belirlenmeli, eksik ya da yanlış veri girişleri analiz edilmeli. İlk 30 günün sonunda teorideki süreçlerle sahadaki kullanım arasındaki farklar netleşmeye başlar ve ERP optimizasyonu daha sağlıklı bir şekilde ilerler.
30-60 Gün Arası Darboğazları ve Manuel Süreçleri Belirleme
İkinci aşamada süreç performansına odaklanılmalı ve şu gibi soruların cevapları aranmalı:
- Siparişten sevkiyata kadar geçen süre beklendiği kadar kısa mı?
- Satın alma süreçlerinde gereksiz adımlar oluşuyor mu?
- Stok hareketleri anlık ve doğru takip edilebiliyor mu?
- Yöneticiler ihtiyaç duydukları raporlara kolayca ulaşabiliyor mu?
ERP projesinin en büyük amaçlarından biri manuel işlemleri azaltmak olduğundan aşağıdaki soruların cevaplarını arayarak yaşanılan sıkıntıları belirleyebilirsiniz. Bu cevaplar işletmenizin daha verimli ve efektif bir ERP programına sahip olması için gerekli değişiklikleri yapmanızı sağlar.
- Hangi işlemler tekrar eden veri girişleri gerektiriyor?
- Hangi süreçlerde kullanıcı müdahalesi zorunlu hale geliyor?
- Bilgi akışı hangi noktalarda kesintiye uğruyor?
- Departmanlar arasında veri aktarımı nasıl gerçekleşiyor?
Bu analizler sayesinde süreci yavaşlatan darboğazlar ortaya çıkar ve optimizasyonun en yüksek fayda sağlayacağı alanlar tespit edilir. Bunun dışında ikinci ve üçüncü periyod içerisinde takip edilmesi gereken noktalar şu şekildedir.
Veri Kalitesi Kontrolü: Canlı kullanım sonrasında ortaya çıkan ilk veriler, ERP optimizasyonunun temelini oluşturur. Eksik ürün kartları, hatalı stok kayıtları, mükerrer cari hesaplar veya yanlış tanımlanmış operasyonlar zamanla daha büyük sorunlara dönüşebilir. Bu nedenle ilk optimizasyon çalışmaları kapsamında veri kalitesi mutlaka gözden geçirilmeli. Sağlıklı veri yapısı olmadan doğru raporlama ve doğru karar alma süreçlerinden söz etmek mümkün olmaz.
Otomasyon Fırsatlarını Tespit Etme: Canlı kullanım sonrasında bazı entegrasyon ihtiyaçları daha görünür hale gelir. Tekrarlanan veri girişleri, manuel onay süreçleri, Excel ile yürütülen takipler, departmanlar arası e-mail ile aktarılan bilgiler incelenerek otomatik hale getirilmesi gereken süreçler tespit edilir.
Kullanıcı Eğitimi: Proje canlıya alınmadan önce başlayan kullanıcı eğitimleri, sistem kullanımıyla birlikte yaygınlaştırılmalı ve bu süreçte daha çok eğitime ihtiyaç duyan ekipler belirlenerek güncel ve detaylı eğitimler verilmeli.
90 Günün Sonunda Yol Haritası Oluşturma
Yaklaşık olarak 90 günün sonunda tamamlanan ERP optimizasyonu neticesinde elde edilen verilerle bir yol haritası belirlenir ve eğer gerekiyorsa ikinci faz için geliştirmeler planlanır. Unutulmamalı ki ERP optimizasyonu aslında hiç bitmeyen bir süreçtir. İşletmeniz büyüdükçe, yeni ihtiyaçlar ortaya çıktıkça, teknolojik gelişmeler oldukça ERP programının bu düzene adapte olması gerekir. Sistem performansını düzenli şekilde izleyerek, kullanıcı geri bildirimlerini analiz ederek, süreçleri sürekli takip ederek ERP programınızdan en yüksek verimliliği almaya devam edersiniz.
Sonuç olarak başarılı bir ERP optimizasyonu; analiz, hedef belirleme, süreç iyileştirme, veri yönetimi, entegrasyon, eğitim ve performans takibi gibi birbirini tamamlayan adımlardan oluşur. Bu adımlar sistematik şekilde uygulandığında ERP, yalnızca bir yazılım olmaktan çıkar ve işletmenin büyümesini destekleyen stratejik bir yönetim aracına dönüşür.
